Trello 使用及介紹

最近因為工作上的關係一直在比較各家廠商推出的專案管理工具,無意中看到網路上的How Trello Uses Trello to Collaborate, Plan, and Communicate as a Team這篇文章,讓筆者對Trello留下深刻印象,親自試用之後果然如官網所說:可以很快上手,手邊的任務都能很快速、清楚的整理出來,輕鬆變成管理高手。

Trello 採用看板的管理方式,讓所有工作都集中在一個看板(Board)中,透過任務清單(List)來加以區分不同的任務階段,並將每個工作都用便利貼/卡片(Card)的形式來代替,

底下將從帳號申請開始,一步步帶領大家進入Trello的世界。

Trello 帳號申請

  • 首先進入官方網站:https://trello.com/
  • 點選 Sign Up 按鍵後,就可看到下圖畫面,若您已經有Google帳號,可以直接點選下方:使用Google帳號註冊,直接用Google帳號當作登入帳號;當然,也可以輸入畫面中的資料建立新帳號
    sign up
  • 註冊完成後,系統會發送一封認證信件至信箱中,如下圖:
    cert email
  • 點選確認地址後,就可以開始啟用Trello提供的服務。

Trello 觀念介紹

重新登入Trello之後,就可以看到如下圖的主頁面:
main page
Trello 是非常簡單好上手的專案管理服務,使用上很直覺,但背後依然有許多值得學習的巧門,底下先介紹Trello的幾個主要概念:

團隊

團隊主要可以讓使用者建立專案內的成員,以便彼此分享訊息、檔案或指派任務。專案常常需要許多人共同完成,因此,在建立看板前,最好先將團隊成員建立起來,以便後續工作任務分派。
點選建立團隊後,會出現如下圖之對話框,請再次輸入團隊名稱及說明即可。
create team
接下來就可以在團隊的Dashboard中開始加入或邀請團隊人員,以健全團隊。
web team

看板 Board

團隊建立完成後,接下來可以開始建立看板。看板是最上層的分類,由專案管理的觀點來看,可以當成是專案資訊。使用者可建立多個 Board 來區分不同專案項目,例如:院區開放活動規劃、BPM企業採購流程劃等等。
使用者可以在主頁面點選:新建看板,可輸入看版的相關資訊:
create board

條列 Lists

條列可以看做是專案的任務清單。可以依據專案的不同階段,建立不同的清單列表。
lists

卡片 Card

在 List 內可新增多張卡片 (Card),一張卡片可以是一個任務、資料、idea、議題、討論串、圖片甚至是檔案及投票統計都可以,有點類似生活中的便利貼,Card 介面設計了許多貼心的小提示,例如:留言、檔案及統計數量等等,利用層層收納的分類特性,使管理上更易於清楚呈現所有的項目,而一張卡片盡量用來統整一個「長期而複雜任務」以避免條列中有太多卡片,不容易閱讀。此外,由於任務有不同的階段(List),因此盡量保持「同一項任務的卡片」根據需求隨時移動到不同階段,而非在不同階段製造新的卡片。

  • 凸顯重要工作
    若要凸顯重要工作,可以利用加入顏色標籤的方式來達成,Trello也可以讓我們自訂各種顏色所代表的意義(顏色標籤),這樣各項工作的重要性就可以一目了然。

  • 讓久未執行的動作較不顯眼
    可以開啟系統的:淡化舊卡片功能,這樣管理者就可以一目了然久未更新的工作,進而看看負責該項工作的人員是否因為遇到問題而未處理。

  • 善用卡片待辦清單,決定卡片是否移動到下個進度
    在卡片中,可以利用「加入待辦清單」功能,將這個任務在每個進度時必須完成的所有步驟,如果這張任務卡片在此階段的任務尚未完成,那麼就只能停留在此階段的列表中,不可移到下一個階段(LIST),這樣就可以很清楚了解還有哪些事情應該要被執行,也不會遺漏任何該做的事情。

  • 利用空白卡片,建立可複製工作步驟模板
    由於大任務在不同階段的執行步驟可能會很多,若執行步驟是類似的話,那麼就可以利用 Trello 在「專案基本資料」列表中,建立起空白的任務卡片模板,事先規範好執行這類任務需要的基本進度與待辦清單,日後要執行此任務的團隊成員,只需每年[複製]模板,就能快速產生卡片。當執行幾次後,就可以透過這些基本樣板,快速規劃出每年需重複執行的任務。

卡片連結功能

如果有些工作是分散在不同的看板中,若想要在一張卡片中看到其他分散的工作,就可以使用卡片連結功能。要使用這個功能,必須要先知道每個卡片的連結,可進入卡片後,點選「分享及其他」選單,就可以找到複製卡片的連結,如下圖所示:
card share link
share link
將卡片專屬的連結,貼到要集中的卡片連結內容裏,就可以將相關卡片資訊集中到特定卡片中,供所有成員觀看。

結論

Trello 看板的管理方式非常直覺,能讓不懂高深管理技巧的人也能快速上手,無怪乎坊間類似的產品如:TigaKanboardWekanRestyaboardTaskBoard…等都採用類似的介面設計。若能好好利用此類工具,必能提升工作的效率及品質,讓工作更順利進行。

參考資料